Anna GiszterW dniu 15 marca 2018 roku weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym, która wprowadziła obowiązek składania sprawozdań rocznych przez spółki do rejestru jedynie w formie elektronicznej za pomocą specjalnie utworzonego w tym celu systemu.
Możliwość składania sprawozdań w formie papierowej została wyłączona, a obowiązek ten obejmuje sprawozdania za 2017 rok, ale również lata wcześniejsze, jeśli spółka nie zdążyła złożyć sprawozdań za te lata przed zmianą przepisów.
Obowiązek dotyczy następujących dokumentów: rocznych sprawozdań finansowych, sprawozdań z badania sprawozdań, jeśli w stosunku do spółki istnieje taki obowiązek, uchwały o zatwierdzeniu wyniku rocznego i przeznaczeniu zysku/pokryciu straty, ewentualnie sprawozdań z działalności.
Dokumenty te należy złożyć w rejestrze w terminie 15 dni od dnia powzięcia uchwały o zatwierdzeniu wyniku spółki za poprzedni rok obrotowy.
Kto może złożyć dokumenty w imieniu spółki?
Sprawozdanie może złożyć jedynie członek organu uprawnionego do reprezentowania spółki, którego numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. Będzie to więc wspólnik spółki osobowej uprawniony do jej reprezentacji, członek zarządu spółki kapitałowej, syndyk, lub likwidator spółki. W sytuacji, gdy uprawnioną do reprezentacji spółki jest osoba prawna, sprawozdanie powinna złożyć osoba uprawniona do jej reprezentacji. Sprawozdania nie może złożyć prokurent, ani pełnomocnik działający w imieniu spółki.
Sprawozdanie może więc złożyć jedynie osoba uprawniona do reprezentowania spółki, której dane, w tym numer PESEL, są prawidłowo ujawnione w rejestrze. W przypadku jakichkolwiek błędów, w szczególności w numerze PESEL członek zarządu nie będzie mógł złożyć dokumentów w imieniu spółki.
Jak złożyć dokumenty w formie elektronicznej?
Dokumenty składane w formie elektronicznej muszą zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym, lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP.
Sprawozdania należy składać za pomocą systemu S-24, udostępnionego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. W systemie tym istnieje możliwość wyboru osoby składającej sprawozdanie z listy osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu, ujawnionych w KRS. Złożenie dokumentów jest bezpłatne i nie wymaga składania, tak ja dotychczas, formularza KRS-ZN.
Co jeśli osoba uprawniona do reprezentacji spółki nie posiada numeru PESEL?
W związku z nowelizacją pojawiło się wiele wątpliwości, zwłaszcza dotyczących spółek, w których zarządzie zasiadają jedynie obcokrajowcy, nie posiadający numeru PESEL. W takich spółkach członkowie zarządu nie mają możliwości złożenia sprawozdania za pomocą systemu S-24. Jak już wspomniano nowelizacja wyłączyła możliwość złożenia dokumentów rocznych w dotychczasowej, papierowej formie.
Na szczęście istnieje możliwość złożenia sprawozdania przez spółkę reprezentowaną przez obcokrajowca, który nie posiada numeru PESEL również w formie elektronicznej. Sprawozdania składane są inną drogą, niż w przypadku pozostałych spółek, lecz również za pomocą systemu S-24. Złożenie sprawozdań w przypadku takich spółek nie jest darmowe, a opłata wynosi 140 złotych, czyli tyle samo, co dotychczasowy wniosek składany w tradycyjnej, papierowej formie. Osoba nie posiadająca numeru PESEL również będzie zobowiązania do opatrzenia dokumentów podpisem elektronicznym.
Nowa regulacja budzi szereg wątpliwości, w szczególności w spółkach reprezentowanych przez obcokrajowców. Jeśli nie wiesz jak złożyć dokumenty, lub natrafiłeś na inny problem w prowadzonej przez siebie działalności– zapraszamy do kontaktu.
